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采购工作需求分析

随着图书行业的不断发展,内部竞争也越来越激烈,图书的种类日渐繁多,载体类型呈现出多样化,质量更是参差不齐,再加上高校自身学科专业的调整和不断发展,并且在资金的合理利用和已有的馆藏结果、读者需求的平衡问题上也越来越不容易把握,这就使得图书采购人员的工作难度越来越大。传统的采购中,面对大量的书目信息,采购工作者大多是通过主观意识和知识背景来判断图书是否应该采购,缺乏客观科学的判断机制,所以很难有效的利用图书采购信息来采购读者需要的图书,也就无法满足读者不断增加的阅读需求。因此,需要建立采购决策支持系统,采用新的采购模式,借助计算机综合多方面的因素来获取客观科学的采购建议。

    下面以A高校图书馆为例,A高校图书馆自2000年开始使用某软件公司开发一款图书馆集成管理系统的软件,实现了图书管理的自动化,在计算机上使用该系统管理和操作图书编目、借阅流通等日常的业务功能,使得图书管理的工作效率和质量得到了很大的提升。经过几次的软件升级,该系统具有更大的信息处理能力,各项数据的统计结果都可以方便的得到(包括现有馆藏分类信息、图书借阅信息等),这就为采购图书提供了一定的信息支持。

    要求图书采购人员完全消化并将这些统计数据应用到采购过程中,是不现实的。首先,在图书采购时,采购人员更多的是从个人的角度去考虑如何去完成好这次的采购任务,较少的会去考虑到不同类型的读者对各类图书的需求或者专业课程设置对图书数量的需求;其次,由于采购人员不可能达到样样精通的水平,也要受到自身的专业知识背景的局限,所以再选书时很难做到全面、综合的考虑到不同类型的读者和不同种类的专业对图书以及文献的需求;再次,随着图书市场的不断发展,图书资源的种类和内容也日益增加,面对越来越多

的资源信息,采购人员受限于自身的精力和知识面,无法对所有的信息进行了解与挑选,这就很容易出现采购的图书资源得不到充分利用,而读者需求的图书却没有被采购的情况,造成图书的供需矛盾;最后,由于个人喜好的差别,采购人员在图书采购过程中,不可避免的会对自身感兴趣的文献选择较多,而对陌生领域或者不感兴趣的文献选择较少,造成了图书采购的不合理。因此,需要利用智能化的手段来弥补传统采购的不足,寻找更科学客观的图书采购模式成为亚待解决的问题。

    1.现有的馆藏情况分析:通过对高校图书馆现有馆藏中各学科的图书主题和类别分布进行统计分析,看其是否符合当前的专业课程设置的需求、是否能满足读者对文献资源的需求,以便为采购人员提供更完善的馆藏信息,然后综合其它的影响因素信息,通过科学的有针对性的采购来逐步完善馆藏结构。

    2.图书流通借阅情况统计分析:在采购过程中,图书的流通数据为图书采购提供了决策依据。一般来说,流通频繁、在馆内停留的时间较少的图书,就是受读者欢迎的图书,利用率就高,反之,被读者借阅次数很少的图书,利用率就低。这些流通情况都会通过图书管理系统记录在流通日志数据库中,对这些数据的分析,就能够掌握读者的阅读习惯以及阅读趋势。那些受欢迎的图书可以加大采购量,或者加大图书复本,而对借阅次数很少的图书就适当控制其采购量。

    3.学校的学科专业设置情况分析:高校图书馆的主要读者群体是学生与教职工。教职工借阅目的主要用于教学和科研两方面,而学生主要在专业的学习和自身的爱好量方面,总的来说两者对文献资源的需求都与学校学科专业课程的设置是息息相关的。再者,在高校迅速的发展的大环境下,学校的专业结构不断完善,根据自身优势建设重点学科,这也就要求作为高校支柱之一的图书馆跟上发展的步伐,在采购过程中充分考虑学校的学科专业课程设置,不断的优化其馆藏资源结构,提供充足的文献资源来满足读者的各种需求。

    4.图书出版社的统计分析:通过图书管理系统可以统计出在目前馆藏中各个出版社的比例,以及各出版社受读者欢迎的程度。对于馆藏比较高并且流通率也比较高的出版社,在采购决策的过程中应适当的给予加分。

    除了以上4个因素,采购过程中还要考虑的总的经费、图书的价格和出版时间等。这些因素在采购中都应该被考虑到,采购人员需要综合这些因素并且还要科学、合理的完成采购,几乎是不可能的任务。所以设计一套能够综合分析众多因素的图书采购决策支持系统显得尤为迫切和重要。