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图书情报机构知识管理的策略选择

一些咨询公司通过对企业的知识管理研究发现,如果一个企业在特定的阶段没有选择好跟这个阶段相适应的知识管理策略,或者试图同时推行两种管理策略,他们的实力就会很快受到影响。

    图书情报机构本身是进行知识和信息服务的机构,显性的知识和信息产品及其服务就是他们的核心产品。我们往往犯一个错误,认为图书情报机构在组织显性的知识方面能力很强,所以,在组织机构内部的管理方面的显性知识的时候也将是很有优势的。

    其实,一个图书情报机构可能在对待自己的某一种或某一类信息产品组织得非常有效率,如图书馆的OPAC系统的组织基本都比较成熟。这种系统的成熟跟信息技术,社会需要以及兄弟机构的在这方面的进展都有关系。

    图书情报机构在组织自己的管理信息方面显得力不从心。严格来说,编制书目信息、也好,速报类情报信息也好,都不是图书情报机构自己的独创信息,也不属于图书情报机构生产的信息。相反,机构管理类的信息,哪怕是一条动态消息类的报道,也是机构本身独创的对外界来说是创造性地生产的信息。图书情报机构内部自己生产的信息凌乱、重复而又无序。举例说明,有哪个图书馆在网页上把自己上一年度的重大实践按照分类整理过(知识组织方法类,政策研究、系统开发、管理咨询与研究等方面)?更不用说有累积的分类大事记了。而这些知识信息的收集整理对于图书情报机构的管理来说是更加重要的。这些事实的记载和分析,代表着当时在任的管理者的管理理念、他所处的社会背景、与社会需求之间的匹配程度等。当然,这种动态性事件的整理和评述是非常困难,就像当代通史一样,一般“史”类资料的整理都是要到当任者卸职后,历史证明了它的价值后才被载入史册,即所谓的“盖棺论定”。

    图书情报机构应该首先选择“编码战略”。编码战略具体实施时,应该使编码知识与知识开发者分离。比如,信息检索系统开发者把开发系统的经验总结出来以后,就可以删除那些只适合特定用户的专门信息,把投标指南、信息检索系统开发现状、目前面临的问题、最佳解决方案、当前信息检索系统的评价与识别等方面的知识抽取出来,把他们建成一个供图书情报机构内部所有人员共享的公用信息库。这种做法可以让许多人能够很容易地搜寻并调用经过编码的知识,而无须接触知识的最初开发者。而机构内所有员工对这些基本知识的掌握有助于发挥知识被再利用时的规模效应,使机构得以迅速发展。更为重要的是,可以消除机构内不同业务环节之间的沟通障碍,树立机构尊重知识,客观公正的管理形象。有了最基本的知识储备,可以使机构内的全体员工对机构在一定时期内的重点任务和目标有一个基本的认同。

    当编码战略实施到一定阶段以后,图书情报机构就可以选择“个人化战略”。对图书情报机构来说,实施“个人化”战略,是实施知识管理的高级阶段。“个人化”战略注重的是人员之间的直接交流,而不是数据库里的知识对象。未经编码,可能也无法编码的知识通过脑力激荡和一对一的交流得以传播。

    为使“个人化战略”在知识管理方面有效,图书情报机构必须投资构建人员网络。尤其是在网络环境下,知识的共享不仅可以通过面对面的形式来实现,还可以通过电话和电子邮件、视频会议等方式来实现。机构内部建立的电子文档系统,目的不是提供知识对象,而是让员工通过查询相关文档,迅速掌握特定领域的相关知识,并由此了解机构内部谁曾从事过哪一方面的课题,然后直接与其联系,获得有关这一领域的隐性知识。当图书情报行业的人员之间合作畅通无阻的时候,图书馆联合体,图书馆之间的资源共享也就水道渠成了。